Papírmentes HR-létezik?

Az irodai adminisztráció rengeteg dokumentumot termel, mely dokumentumok végtelen mennyiségű papírt. A vállalkozások életében a HR és a pénzügy termeli a legtöbb iratot. A papírmunka pedig időt, helyet, energiát vesz el.

Mindez azonban kiváltható és megelőzhető. Minden HR-hez vagy cégműködéshez kapcsolódó dokumentum összefogható és tárolható egyetlen rendszerben, mely nem csak a munkát könnyíti meg, hanem minőségi időt is szabadít fel. 





A teljesség igénye nélkül összeszedtünk néhány papír alapú folyamatot, melyek teljes mértékben kiválthatók egy HR szoftver alkalmazásával.

1) Szabadságos tömb

Emlékszik a szabadságigénylő tömbre? Amiről soha nem tudta senki, hogy hol van? Amit mindig annak a kezében láttak utoljára, aki éppen szabadságon volt? Ha Ön legalább egyszer igényelt ilyen tömbben szabadságot, akkor tudja, hogy hány adatot, milyen pontossággal kellett megadni, majd üldözni vele a főnököt, hogy írja alá az igényünket. Nem csak a papírmunka, de a szabadságigénylés ezen módjával járó stressz is elkerülhető a hr szoftverek alkalmazásával.

TIPP: a #hrMaster felületén könnyedén igényelhetők szabadságok, a szabadságos tömb teljes mértékben történő mellőzése mellett, papírmentesen. A dolgozók számára a #hrMaster önkiszolgáló felületén lehetőség kínálkozik szabadság igénylésre, mely keretében meghatározhatja az igénylő, hogy mely típusú szabadságból, mikor és mennyi napot kíván kivenni. A jogszabály szerint eljárva bizonyos típusok igénybevételéhez jóváhagyás szükséges (pl. normál szabadság), míg másokhoz nem. (pl. apanap, gyásznap) az azonos szervezeti egységben dolgozó alkalmazottak nyomon követhetik a szabadságigényeket és ehhez igazíthatják a saját szabadságukat munkafolyamatok és a vállalkozás zavartalan működésének biztosítása kapcsán.

 2) Jelenléti ívek

A jelenléti ív nyomon követhetővé teszi a munkavállalók munkában eltöltött idejét, azonban a munkaidő nyilvántartással kapcsolatos egyéb adatokat már nem foglalja magában. (túlóra, készenléti idő, pihenőidő). Mindennek a pontos és áttekinthető nyilvántartása rengetek papírt termel, mely egy bizonyos idő és mennyiség után már nem segíti az áttekinthetőséget, hanem akadályozza.

TIPP: A #hrmaster munkaidő nyilvántartás modulja papír alapú jelenléti ív nélkül teszi nyomon követhetővé a dolgozók munkaidejét és minden ezzel kapcsolatos tevékenységet. A hónap végén a jelenéti ívek - igény esetén - kiexportálhatók a rendszerből. A modul használata lehetővé teszi, hogy a felhasználó kifejezett jogszabályi ismeret nélkül is szabályos beállításokat alkalmazhasson. 

3) Eszköznyilvántartó karton

Az eszközök nyilvántartása szintén rengeteg papírt termel minden munkahelyen. Dokumentálni szükséges ugyanis az eszközt és annak jellemzőit, az eszköz használóját, valamint a használati időt is, mindezt átadás-átvételi dokumentumokkal, minden munkavállalónál.

TIPP: A #hrMaster szoftverben lehetősége van munkavállalókhoz rendelt eszköznyilvántartásra, valamint ideiglenesen történő eszközhasználatra is, melyet természetesen lehetőség van rögzíteni a rendszerben. Ezzel nem csak a papírmennyiséget lehet csökkenteni, de átláthatóvá tehető a vállalat tárgyieszköz nyilvántartása is, mellyel a munkavégzés is egyszerűbbé válik.

4) Tájékoztatók, információs anyagok

Ha tájékoztatni szeretnénk cégünk munkavállalóit, megtehetjük mindezt papír alapon a céges faliújságra kifüggesztve, vagy akár emailben is. Mindezt sokkal egyszerűbben is lehetőség van megtenni, mégpedig elektronikus tájékoztatók formájában.

TIPP: A #hrMaster szoftver lehetővé teszi, hogy minden munkavállalónak tájékoztatót küldjünk, de akár arra is, hogy csak azt a szervezeti egységet tájékoztassuk, akit az adott téma, vagy probléma ténylegesen érint, így tényleg csak ahhoz jut el az információ, aki a célcsoportjába tartozik.

5) Képzési dokumentumok

Kiemelt feladatként jelenik meg munkavállalói folyamatos képzése, fejlesztése? A rengeteg oktatást tervezze és bonyolítsa egyszerűen, hatékonyan, és nem utolsó sorban papírmentesen! A cégen belüli képzések ráadásul rengeteg időt és energiát is igényelnek a HR osztály munkatársaitól.

TIPP: A #hrMaster képzésmenedzsment moduljában Ön is pontos adatokat kaphat a résztvevőkről, a képzési költségekről, a képzési időszakokról, valamint lehetőség van a képzésekhez vizsgákat is rendelni. És ez még nem minden, hiszen mindezek mellett a képzésekről riportokat is van lehetőség készíteni tetszőleges szempontok alapján. Mindezek mellett a képzésen résztvevők meg tudják osztani a képzésekkel kapcsolatos véleményüket és tapasztalatukat is, amit Ön a későbbi vállalati képzések során fel tud használni.

6) Munkaügyi dokumentumok (munkaszerződés, kiléptetés, munkaszerződés módosítás) 

         Egy munkavállalónak számos dokumentumot tartalmaz a személyi aktája az önéletrajtól a munkáltatói szerződésen át a kilépési dokumentumokig – a teljesség igénye nélkül. Egy kis- vagy középvállalat esetén még lehetőség van nyomon követni a pontos nyilvántartást munkavállalónként, azonban egy több 100 alkalmazotti bázissal rendelkező vállalat esetében ez szinte lehetetlen.

TIPP: Vigye véghez a lehetetlent! Tegye áttekinthetővé munkavállalóinak adatait és az alkalmazottak dokumentumait egy teljes mértékben papírmentes, webes felületen, hogy valóban egyetlen kattintásra legyen minden dolgozói adattól! A #hrMaster moduláris felépítésének köszönhetően biztonságosan tárolható minden dokumentum, elkerülve ezzel az átláthatatlan papírhalmazokat és megkönnyítve a HR osztály munkáját.

7) Beutalók a rendszeres orvosi vizsgálatokhoz

A munkavállalóknak orvosilag alkalmasnak kell lenniük a munkavégzésre, mely vizsgálatot évente szükséges megismételni. Ennek adminisztrációja, dokumentációja és nem utolsó sorban nyomon követése kihívás elé állítja a HR munkatársait.

TIPP: A #hrMaster személyügyi szoftver használatával nem csak a papírmentes dokumentáció válik elérhetővé, de a rendszer emlékeztető emaileket is küld az alkalmassági érvényességi idejének vége előtt, valamint - fennálló jogosultság esetén – az orvost is értesíteni lehet arról, ha új munkavállaló érkezik a céghez.

A fent felsorolt példák alapján válasz a címben feltett kérdésre röviden: igen, létezik papírmentes HR. A hrMasterrel Ön nem csak a munkafolyamatok megkönnyítése és átláthatóvá tétele mellett teszi le a voksát, hanem a környezettudatos vállalkozás mellett is.

A szoftver moduljairól, valamint egyéb szolgáltatásainkról bővebb információt talál honlapunkon. 

Ha nem akar lemaradni a velünk kapcsolatos legfrissebb hírekről, kövessen minket Facebook-on és LinkedIn- en is.