10 ok, amiért a HR-eseknek el kell felejteni a táblázatvezetést!

Íme 10 ok, amiért ideje elfelejteni az idejétmúlt táblázatokat!

Számos HR szakember erősen megbízik abban, hogy táblázatvezetéssel a humán erőforráshoz kapcsolódó kulcsfontosságú információkat megfelelően szem előtt tudja tartani. 

DE az igazság, hogy a táblázatvezetés csak addig nyújt biztos megoldást, amíg a vállalat megkezdi működését, alacsony a munkavállalói létszám, de mikor a létszám elkezd növekedni, problémákba ütközhet.


A munkavállalók feladatokkal való összekapcsolása, a betegségek rögzítése stb. hamarosan nehezen kezelhetővé válik. Éppen ezért következzen néhány ok, ami alátámasztja a táblázatvezetés nehézségeit és egy újabb megoldás felkutatását – mint pl.: egy HR szoftver – amely segít az időbeosztásban és a munka hatékonyságának növelésében.

Ismerje meg milyen problémákba ütközhet a táblázatok vezetésekor és hogyan oldhatja meg ezeket a legkönnyebben!

1. Nem biztonságos az információk megosztása

A táblázatokat tipikusan PC-ken vagy laptopon tárolják, és oda-vissza küldik e-mailen a kollégák egymás között, így mindig menteni vagy frissíteni kell a legutóbbi változásokat. Bárki könnyen megfeledkezhet arról, hogy levédje jelszóval, így a szenzitív adatok biztonságos tárolása is veszélyben van.

2. Könnyű hibázási lehetőség

Amikor egy-egy táblázat úgymond több dolgozó keze alatt megy át, gyakori lehet a hibázás lehetősége. Habár az is lehetséges, hogy egyes személyek szándékosan változtatnak meg számokat vagy visznek fel rossz információkat, de adódhat a hibázás egyszerű emberi figyelmetlenségből. Azok a személyek, akiknek pedig nem megy profi szinten a táblázatkezelés akár felvihetik a bizalmas információkat rossz cellába is, kitörölhetnek fontos információkat. Továbbá a táblázatok e-mailen való oda-vissza küldözgetése, a vírusoktól nem megfelelően védett gépek mind azt okozhatják, hogy a dokumentum vírusos legyen és elvesszen a kemény munka…

3. Gyakran idejétmúltak

A HR adatbázisok folyamatosan változnak, mindig vannak kilépők és belépők, változnak a szerződések, a szabadságolások, és a képzési igények… a lista szinte végtelen. Éppen ezért szinte lehetetlen mindig azonnal rögzíteni a legfrissebb információkat a táblázatokba. A HR szoftverek támogatásával azonban minden információ egyenesen a rendszerbe fut össze, és a folyamatok automatizáltak…

4. Túl sok papírmunka

A HR-esek legtöbb idejét unalmas és időigényes tevékenységek teszik ki, mint pl.: a munkavállalókkal kapcsolatos adatok frissítése, a szabadságolások engedélyezése stb. A táblázatok nem dolgozzák fel automatikusan az információkat, nem küldenek riasztásokat és valójában nem mondhatjuk egy megfelelő adatközpontnak sem, ennek ellenére a HR szoftverek mindezt biztosítják.

5. Nincs megfelelő adatközpont

A HR szakemberek sokszor több táblázatot is vezetnek: egyet a szabadságoknak, egyet a távolléteknek, egyet a tréningeknek és így tovább… Ami azonban a nagyobb problémát jelentheti, hogy a vállalat különböző részlegeiért felelős HR szakemberek saját adatbázisokat vezetnek. A HR szoftverek éppen azért nyújtanak magas szintű támogatást, mert egy helyen, biztonságosan gyűjtik össze az összes humán erőforrással kapcsolatos információt kezdve a munkavállalók adataitól a HR stratégiáig.

6. Nehéz az információk naprakész biztosítása

A HR-eseket sokszor állítja kihívás elé a naprakész információk biztosítása a menedzsment kérésére. Amikor minden a feje tetejére áll, az HR szakemberek táblázataik között a legutóbbi verziót keresgetik, és csak reménykednek, hogy a legfrissebb információk is rögzítésre kerültek adatbázisukban. A HR szoftverekkel mindenez a múlté, hiszen az adatok és információk nyilvántartása és kezelése egy felhasználóbarát felületen oldható meg, amely a vezetőség számára is elérhető tértől és időtől függetlenül.

7. Időrabló tevékenység

A táblázatok folyamatos nyilvántartása, vezetése és kezelése nagyon időigényes tevékenység. Sokszor a HR-esek, ahogy korábban is írtuk nagyon sok táblázatot vezetnek, viszont vannak olyan összefüggő információk, amelyekből kifolyólag ezeket több adatbázisba is be kell vezetni. A HR szoftverek az összes adat tárolását egy helyen teszik lehetővé, a folyamatok követésével egyaránt.

8. Nehezen hozzáférhető

Gyakran a humán erőforrással kapcsolatos adatok nagy része bizalmas, így mielőtt megosztanánk más kollégákkal nagy körültekintéssel kell átnézni az adatokat. Amikor egy menedzser a csoport tagjainak szeretné tudni a szabadságolását a HR-eshez kell fordulnia. Az pedig frusztrációhoz és felesleges idegeskedéshez vezethet, ha az információkat nem kapja meg abban az időben, amikor pont szükség lenne rájuk.

9. Nehezen követhetőek az összefüggések

A megannyi táblázatból, adatbázisból kifolyólag nagyon nehéz megtalálni a vezetőségnek az összefüggéseket, a legfontosabb tényezőket. A HR szoftverek segítségével minden információ egy helyen érhető el, megadva ezzel annak a lehetőséget, hogy egy egységes kép alakuljon ki az információk sokaságából.

10. Lelassítják a munkavégzést

Az információk adatbázisokba való rögzítése, az adatok naprakészségének ellenőrzése mind-mind nagyon sok időt és energiát vesznek el a határidős feladatok ellátása során. A HR-eseknek kiemelten fontos, hogy felvegyék a lépést a rohanó világgal, amely a HR szoftverekkel egyszerűen biztosított. A HR rendszerek nemcsak gyorsak, de költséghatékonyan támogatják a vállalati folyamatokat.

Kép: jscreationzs, FreeDigitalPhotos.net

Kérdése van? Vegye fel velünk a kapcsolatot!

Kapcsolat